Compliance

Visszaélések bejelentésével kapcsolatos tájékoztató

– szervezeten kívüli személyek részére –

 

Társaságunk elkötelezett az etikus, valamint a jogszabályi előírásoknak mindenben megfelelő működés iránt. Ugyanígy elvárjuk partnereinktől, ügyfeleinktől és egyéb közreműködőinktől is, hogy a szerződések teljesítése során etikus magatartást tanúsítsanak, valamint az irányadó jogi keretek között gyakorolják jogaikat és teljesítsék kötelezettségeiket.

A fentiekre figyelemmel, a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény rendelkezéseinek eleget téve Társaságunk belső visszaélés bejelentési rendszert hozott létre és működtet az alábbiak szerint.

 1.  Ki tehet bejelentést?

Társaságunk felé bejelentést tehet az a személy, aki

- Társaságunkkal korábban foglalkoztatási jogviszonyban állt, illetve akivel kapcsolatban felvételi eljárás indult Társaságunknál;

- Társaságunknál korábban önkéntesként vagy gyakornokként tevékenykedett, illetve akivel ilyen pozícióra vonatkozó felvételi eljárás indult Társaságunknál;

- Társaságunk egyéni vállalkozóként, illetve egyéni cégként működő aktuális és korábbi szerződéses partnere, továbbá az a partner is, akivel a szerződéskötési folyamat már megkezdődött;

- Társaságunk aktuális vagy korábbi vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott partnerének felügyelete és irányítása alatt áll, továbbá az is, aki olyan vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt áll, akivel a szerződéskötési folyamat már megkezdődött.

 2. Mit lehet bejelenteni?

Bármely olyan, Társaságunk működését érintő magatartást, amely jogszabály (így különösen a Munka Törvénykönyve, Büntető Törvénykönyv, Polgári Törvénykönyv, GDPR stb.) megsértését eredményezi, vagy a Társaságunk tevékenységét szabályozó jogszabályba, egyéb jogi normába vagy Társaságunk belső szabályzataiba (különösen a Magatartási Kódex, a Versenyjogi-megfelelőségi Szabályzat vagy a Közösségi Média Irányelvek rendelkezéseibe) ütközik.

 3. Hogyan lehet bejelentést tenni?

A bejelentést írásban kell eljuttatnia a compliance@douglas.hu e-mail címre.

Tájékoztatjuk, hogy a bejelentés tartalmilag nem kötött, azonban ahhoz, hogy a bejelentést érdemben el tudjuk bírálni, kérjük, hogy minden olyan információt írjon le, amit a bejelentett magatartás, illetve az észlelés körülményei kapcsán lényegesnek gondol (ilyenek lehetnek például, hogy milyen jellegű visszaélést tapasztalt vagy szerzett tudomást, a visszaélés mikor és hol történt, kit/kiket érint a visszaélés stb.), továbbá kérjük, hogy küldje ez az állításait alátámasztó dokumentumokat is, ha ilyenekkel rendelkezik. Ha a bejelentésben írtak alapján további információk megosztására van szükség, Társaságunk bejelentővédelmi felelőse írásban fel fogja venni Önnel a kapcsolatot.

Tájékoztatjuk továbbá, hogy bejelentését megteheti anonim módon; ilyenkor Társaságunk bejelentővédelmi felelőse saját hatáskörben jogosult eldönteni, hogy bejelentésében foglaltakat érdemben vizsgálja-e.

Ha a bejelentésében közölt adatok alapján az Ön személye megismerhető, úgy a hatályos jogszabályi előírások alapján adatait egyrészről Társaságunk bejelentővédelmi felelőse kezeli. Másrészről Társaságunk további munkatársai csak abban az esetben és olyan körben ismerhetik meg és kezelhetik az Ön adatait, amennyiben az bejelentéssel összefüggő vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges.

A fentiek alól kivételt képez, amennyiben megállapításra kerül, hogy a bejelentést Ön nyilvánvalóan rosszhiszeműen és valótlan adatokkal tette meg, és ezáltal bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel vagy alappal valószínűsíthető, hogy a bejelentéssel Ön másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott. Ilyen esetekben adatait az illetékes személy részére (munkáltatói jogkör gyakorlója, szerződéses kapcsolat esetén a Társaság képviseletére jogosult személy) átadhatók a szükséges intézkedések (pl. felelősségre vonási eljárások megindítása) megtétele céljából.

Kérjük, hogy a bejelentés megtétele előtt olvassa el tájékoztatónkat arról, hogy miként kezeljük személyes adatait, amikor Ön belső visszaélés-bejelentési rendszerünket használja, továbbá érintettként Önt milyen jogok illetik meg. A tájékoztató itt érhető el: https://www.douglas.hu/adatkezelesi-tajekoztato

4. Figyelemfelhívás

Tájékoztatjuk, hogy jogszerű bejelentés megtétele esetén Önt megilleti a védelem, és gondoskodunk arról, hogy bejelentése miatt Önt semmilyen hátrányos következmény ne érje.

Felhívjuk azonban szíves figyelmét arra, hogy a bejelentés során Önt is terheli a jóhiszemű eljárási kötelezettség, azaz valótlan bejelentés, illetve nyilvánvalóan megalapozatlan ismételt bejelentés esetén a bejelentővel szemben a szükséges jogi lépések megtehetőek, továbbá előfordulhat, hogy a valótlan bejelentés büntetőjogi felelősségre vonással jár vagy polgári jogi kárfelelősséget keletkeztet az Ön oldalán.

A fentiekre tekintettel kérjük, hogy a bejelentését minden esetben megfontoltan tegye meg. Természetesen nem elvárható, hogy Ön bizonyítsa az esetleges jogsértés tényét, azonban kérjük, hogy bejelentését mindig a lehetőségekhez mérten próbálja megalapozni megfelelő tényadatokkal, információkkal, dokumentumokkal, ezzel segítve a sikeres és érdemleges vizsgálatot.

Köszönjük, hogy közreműködésével segíti Társaságunk szabályszerű működését,

 

”Parfümerie Douglas” Kft.

 

Information on reporting to the whistleblowing system

– for individuals external to the organisation–

 

Our company is committed to operating ethically and in full compliance with the legal requirements. In the same way, we expect our partners, customers and other contributors to behave ethically during the performance of the agreements and to exercise their rights and fulfil their obligations within the applicable legal framework.

Having regard to the above, in compliance with the provisions of Act XXV of 2023 on complaints, public interest reports and rules related to whistleblowing, our Company has established and operates an internal whistleblowing system as follows.

 1. Who can report?

A person may report to our Company who:

- has previously had an employment relationship with our Company or in connection with whom a recruitment procedure has been initiated at our Company;

-        has previously worked for our Company a volunteer or a trainee, or with whom a recruitment procedure for such a position was initiated at our Company;

- is a current or a former contractual partner of our Company and operating as individual entrepreneur or as sole proprietorship, as well as such partner with whom the contracting process has already begun;

- is under the supervision and direction of our Company’s current or former contractor, subcontractor, supplier or agent, as well as anyone who is supervised and directed by a contractor, subcontractor, supplier or agent with whom the contracting process has already begun.

 2. What can be reported?

Any conduct affecting the operation of our Company that results in the violation of any laws (in particular the Labour Code, the Criminal Code, the Civil Code, the GDPR, etc.) or violates other legal provisions ruling the activities of our Company or the provisions of our internal policies (in particular the provisions of the Code of Conduct, or Competition Compliance Policy or the Social Media Guidelines).

 3. How can be a report submitted?

The report must be submitted in writing, by sending to compliance@douglas.hu.

Please note that the content of the report is not specified, however, in order to be able to examine the report in a substantive way, please describe all information that you consider relevant in connection with the reported violation or the circumstances of the perception (such as what kind of violation you have experienced or become aware of, when and where the violation occurred, who is/are affected by the violation, etc.). In addition to the above, please send us all documentation supporting your claims, if any. If it is necessary to share further information based on your report, our Company's whistleblower protection officer will contact you in writing.

Please be informed that you can submit your report anonymously; in such case, our whistleblower protection officer is entitled to decide at its discretion whether to examine your report in a substantive way.

If you can be identified based on the information provided in the report, your personal data will be processed on the one hand by our Company's whistleblower protection officer, in accordance with the applicable laws. On the other hand, our other employees may only know and process your data if and to the extent it is strictly necessary to conduct an investigation initiated based on your report.

Except to the above, if it has been established that you submit a report in bad faith, with false information, and thereby arising circumstances indicating the committing of a criminal offence or an infraction, or there are reasonable grounds to believe that you have caused damage or other infringement to someone else by submitting the report. In such cases, your data may be transferred to the competent person (the person exercising employer's rights, or in the case of a contractual relationship, the person authorized to represent our Company) in order to take all necessary measures (e.g. initiating proceedings to determine liability).

Before submitting a report, please read our privacy policy, in which you find information about how we process your personal data when you use our internal whistleblowing system and about what rights are you entitled as a data subject. Our privacy policy is available here: https://www.douglas.hu/adatkezelesi-tajekoztato

4. Notice

Please be informed that you are entitled to a protection if you submit a lawful report, and our Company will ensure that you do not suffer any adverse consequences as a result of submitting a report.

However, please note that you must act in good faith when submitting a report, i.e. in case of false reporting and/or if you are reporting repeatedly without any grounds, the necessary legal action may be taken against you, and false reporting may result in criminal liability or liability for damage based on civil law on your side.

Having regard to the above, please always submit a considered report. Of course, you cannot be expected to prove the fact of a possible violation, but please always try to support your report as much as possible with appropriate facts, information and documents, which may help a successful and substantive investigation.

 

Thank you for your help to the proper operation of our Company,

 

"Parfümerie Douglas" Kft.